Cyfrowe urzędy i elektroniczne usługi – przyszłość studentów prawa i administracji

Jeszcze jakiś czas temu załatwianie spraw w urzędzie oznaczało długie oczekiwanie w kolejkach, stertę papierologii i odległe terminy wizyt. Formalności zajmowały sporo czasu, co powodowało narastającą frustrację. Obecnie wystarczy kilka kliknięć, aby złożyć wniosek, umówić wizytę, czy sprawdzić status sprawy. Cyfryzacja urzędów zmieniła życie obywateli sprawiając, że to, co kiedyś zajmowało tygodnie, można dziś załatwić w jedno popołudnie. Świat cyfrowych urzędów stoi otworem szczególnie przed studentami prawa i administracji, bo to właśnie oni będą w przyszłości świadczyć elektroniczne usługi i pracować w oparciu o platformy online.

Państwo cyfrowe – fundament jutra

Cyfryzacja administracji to nie kolejny trend, lecz szereg kroków, które zaczęły kształtować naszą rzeczywistość. Obecnie większość z nas nie wyobraża sobie załatwiania wszystkich bieżących spraw urzędowych osobiście, czekając w kolejce do okienka. Profil Zaufany, platforma ePUAP czy system e-doręczeń usprawniły ten proces i nauczyły nas, by oczekiwać od urzędów prostych i przejrzystych rozwiązań. Dziś coraz więcej osób rezygnuje z noszenia przy sobie fizycznej wersji dowodu osobistego i korzysta z jego cyfrowego odpowiednika.

Takie zmiany mają ogromny wpływ na usprawnienie działania sektora administracji. Urzędy zyskały narzędzia, które pozwalają archiwizować i przechowywać dane bez konieczności przeszukiwania teczek. Wiadomości elektroniczne zostawiają ślad, a więc relacja między obywatelami a państwem staje się bardziej przejrzysta. Sądy również otworzyły się na technologiczny postęp – cyfrowe akta spraw, elektroniczne powiadomienia i możliwość składania pozwów online to już codzienność. Pracownicy wymiaru sprawiedliwości mają szybszy dostęp do dokumentacji i śledzenia toku postępowania, co dla studentów oznacza, że ich przyszła praktyka zawodowa będzie nieodłącznie powiązana z elektronicznymi platformami a biegłość w obsłudze narzędzi cyfrowych będzie równie ważna, co znajomość przepisów.

Trzeba pamiętać, że cyfryzacja to globalny proces. Od służby zdrowia, przez bankowość i finanse, aż po zarządzanie i administrację – aplikacje, platformy i technologie, które kiedyś były przyjemnym dodatkiem do wykonywanej pracy, dziś tworzą jej podstawy. To właśnie umiejętność poruszania się po tym środowisku decyduje o przyszłej pozycji zawodowej i atrakcyjności na rynku pracy.

Kompetencje, które dają przewagę

Dzisiaj znajomość kodeksów prawnych czy wiedza z podręczników nie wystarczy, aby zapewnić sobie sukces w znalezieniu upragnionej posady. W ostatnich latach urzędy, placówki publiczne i kancelarie przeszły ogromną transformację technologiczną a od specjalistów oczekują nowych umiejętności. Oto kompetencje, które zapewniają studentom prawa i administracji przewagę na rynku pracy:

obsługa systemów urzędowych – biegłość w korzystaniu z narzędzi takich jak Profil Zaufany, ePUAP pozwala na sprawne załatwienie formalności. To umiejętność będąca standardem w administracji.
analizowanie danych – praca coraz częściej opiera się na czytaniu raportów, tabel i baz danych na stronach z przetargami.Trafna interpretacja informacji to atut, który pozwala podejmować lepsze decyzje i przewidywać kierunek zmian rynkowych.
podstawy bezpieczeństwa w sieci – świadomość zagrożeń związanych z ochroną danych osobowych i cyberbezpieczeństwem jest bardzo ważna. Każdy pracownik urzędu czy kancelarii musi potrafić chronić poufne informacje i minimalizować ryzyko wycieku danych.
komunikacja cyfrowa – coraz częściej kontakt z klientami i instytucjami odbywa się drogą elektroniczną, dlatego należy formułować wiadomości w zrozumiały, przejrzysty sposób.
szybkie przyswajanie wiedzy – postęp technologiczny sprawia, że stale pojawiają się nowe systemy i aktualizacje oprogramowania. Umiejętność uczenia się pozwala nadążać za zmianami i działać efektywnie.

Wiele uczelni umożliwia studentom zdobycie powyższych kompetencji poprzez połączenie nauki teoretycznej z praktyką. Coraz częściej w programach studiów pojawiają się zajęcia poświęcone wykorzystaniu narzędzi cyfrowych, kursy z obsługi systemów lub projekty i zadania wymagające poruszania się po platformach online. To dobra okazja, aby stopniowo oswajać się z nowymi technologiami i zyskać przewagę w przyszłej pracy.

Cyfrowe narzędzia – przyszłość w rękach studentów

Jeszcze jakiś czas temu podstawą pracy instytucji publicznych były segregatory, zeszyty pełne notatek i papierowe teczki. Dziś zastąpiły je rozwiązania cyfrowe, które zwiększają efektywność wykonywanych zadań. Administracja i kancelarie sięgają po narzędzia online, aby kontakt obywatela z urzędem był wygodniejszy i pozwolił obu stronom oszczędzić czas. Wiele z tych systemów jest dostępnych dla studentów i można korzystać z nich już w trakcie nauki, aby oswoić się z rzeczywistością, która wkrótce stanie się stałym elementem ich pracy.

Profil zaufany, e-podpis, ePUAP i e-doręczenia to narzędzia pozwalające złożyć wniosek, podpisać dokumenty czy odebrać pisma urzędowe bez wyjścia z domu. Ich obsługa jest intuicyjna i pozwala operować dokumentami tożsamości i sprawdzić ich ważność przy pomocy ekranu. Kolejną ważną grupą są systemy do obsługi wniosków, dzięki którym pracownicy mogą szybciej rejestrować i zarządzać sprawami, a obywatele mogą sprawdzić status swojego wniosku. Dla studentów prawa i administracji znajomość tych platform pozwala zrozumieć, jak funkcjonuje urząd. Równie istotne są platformy przetargowe i bazy zleceń online, gdzie administracja spotyka się z biznesem. Na tych stronach instytucje ogłaszają czego potrzebują – od remontu budynku, po budowę drogi – a firmy mogą składać swoje propozycje i konkurować o realizację. Obecność takich portali pozwala zobaczyć, jak w praktyce wyglądają współczesne przetargi, analizować ogłoszenia i śledzić procedury. Jeśli chcesz lepiej zrozumieć różnice między zapytaniem ofertowym a przetargiem, warto zajrzeć do tego opracowania: Zapytanie ofertowe a przetarg – różnice. To wiedza, która przydaje się zarówno studentom, jak i przyszłym pracownikom administracji publicznej.

Szanse kontra wyzwania, czyli cyfryzacja pod lupą

Cyfryzacja instytucji bez wątpienia sprawiła, że sposób komunikacji i funkcjonowania państwa zmienił się na lepsze. Jednak każdy postęp technologiczny niesie za sobą pewne ryzyka, których świadomość powinni mieć zarówno obywatele, jak i przyszli prawnicy oraz urzędnicy.

Szanse

Jedną z najważniejszych korzyści jest szybkość, z jaką można załatwić sprawy. Zamiast ciągnąć się tygodniami, procesy można zamknąć w przeciągu jednego dnia. Równie istotna jest przejrzystość i łatwość porządkowania dokumentów – ślady cyfrowe pozwalają monitorować postępy danej sprawy na bieżąco minimalizując ryzyko zagubienia ważnych akt. Kolejną zaletą jest archiwizacja online, dzięki czemu zbędne jest przeszukiwanie stosów papierów i zakurzonych teczek. Dostęp do danych z poziomu komputera pozwala urzędnikom szybciej reagować na potrzeby obywateli i sprawnie zarządzać zasobami państwa.

Zagrożenia

W czasach, w których wrażliwe dane przechowywane są online, instytucje publiczne są narażone na nadużycia i wycieki. Cyberataki zdarzają się często i bez odpowiedniej wiedzy, jak im przeciwdziałać, można narazić urząd czy kancelarię na utratę ważnych informacji i zagrożenie prywatności obywateli. Operowanie danymi to duża odpowiedzialność i trzeba wiedzieć jak minimalizować ryzyko zagrożeń. Podstawową zasadą jest ochrona haseł – nie udostępnianie ich, unikanie korzystania z niezabezpieczonych stron i klikania podejrzanych linków. Wyzwaniem dla cyfryzacji urzędów pozostaje bariera pokoleniowa. Młodsze pokolenie korzystające z internetu na co dzień, intuicyjnie odnajduje się w cyfrowych systemach. Dla starszych osób utworzenie profilu zaufanego czy zalogowanie na ePUAP może być prawdziwym wyzwaniem. Na szczęście coraz więcej instytucji decyduje się na organizowanie kursów i szkoleń, które tłumaczą w przystępny sposób działanie takich platform osobom w każdym wieku.

Studenci muszą mieć na uwadze zarówno korzyści jak i ryzyka cyfryzacji. Przyszli prawnicy i urzędnicy będą odpowiadać nie tylko za obsługę narzędzi cyfrowych, ale też ochronę danych, przejrzystą komunikację dostosowaną do różnych grup ludzi i zapobieganie cyberatakom. Świadomość w tym temacie buduje poczucie odpowiedzialności – cyfryzacja to nie tylko usprawnienie, ale też kwestie etyczne i konsekwencje podejmowanych działań. Umiejętność dostrzegania szans i zagrożeń staje się dziś jedną z najważniejszych kompetencji, która w przyszłości wpłynie na jakość pracy i poczucie bezpieczeństwa obywateli.

Co możesz zrobić jeszcze na studiach?

Postęp technologiczny następuje z dnia na dzień, dlatego warto zainteresować się nim już teraz, aby iść z duchem czasu, oswoić się z nową rzeczywistością i przygotować się na dynamiczne zmiany na rynku pracy. Oto, co można zrobić będąc jeszcze na studiach:

Korzystanie z narzędzi cyfrowych – mObywatel, Profil Zaufany i system e-doręczeń to podstawowe narzędzia do zarządzania obiegiem dokumentów. Student może korzystać z nich w codziennych sytuacjach – okazaniu legitymacji przy zakupie biletu na tramwaj, czy pobraniu zaświadczenia na praktyki. To pozwala zrozumieć, jak wygląda komunikacja między urzędem a obywatelami.

Obserwacja stron ze zleceniami online – w internecie działają portale gromadzące ogłoszenia o inwestycjach i usługach realizowanych przez instytucje publiczne. Każdy student może sprawdzić, jakie przetargi i zlecenia ogłaszane są w jego mieście. To lekcja, która pozwala w praktyce zobaczyć jak procedury i decyzje administracyjne wpływają na projekty i rozwój państwa.

Kursy i szkolenia z zakresu nowych technologii – wiele uczelni i specjalistycznych stron internetowych oferuje szkolenia online z obsługi narzędzi cyfrowych, pracy w chmurze, cyberbezpieczeństwa czy zastosowania Ai w administracji. To wiedza, którą warto nabyć, aby uniknąć błędów ,,początkującego” i wyróżnić się na rynku pracy.

Udział w projektach badawczych i inicjatywach publicznych – instytucje samorządowe, ministerstwa i organizacje często organizują wydarzenia podczas których zapraszają studentów do współtworzenia rozwiązań dla urzędów i placówek publicznych. To okazja do zdobycia doświadczenia i nawiązania kontaktów, które mogą otworzyć drzwi do przyszłej kariery.

Dzięki takim aktywnościom studenci wiążący swoją przyszłość z pracą w sektorach administracji i prawa mogą zdobyć praktyczną wiedzę i doświadczenie, które pozwoli im odnaleźć się w świecie postępu technologii i cyfrowych rozwiązań.

Podsumowanie

Cyfryzacja nie jest już wyłącznie hasłem kojarzonym z mediami społecznościowymi i technologicznymi nowinkami. To nowa codzienność, która na stałe wpisała się w strukturę urzędów, sądów i publicznych instytucji kształtując sposób komunikacji z obywatelami. Dla studentów administracji i prawa to wyzwanie, ale też szansa na stanie się pierwszym pokoleniem cyfrowych profesjonalistów, łączących wiedzę na temat prawa i struktur państwa z kompetencjami online. To właśnie od ich wiedzy i umiejętności dostosowania do postępujących zmian zależeć będzie, jak rozwinie się państwo jutra.

Źródła:

Artykuł przygotowany z partnerem serwisu.
Autor: Joanna Ważny